SMART-tavoitteet: näin Doran kirjoitti alkuperäisen vuonna 1981
"Meidän pitää parantaa viestintää." "Projekti nostaa asiakastyytyväisyyttä." Tällaiset tavoitteet kuulostavat hyviltä ohjausryhmän kokouksessa, mutta puoli vuotta myöhemmin kukaan ei osaa sanoa, saavutettiinko ne. Ongelma ei ole kunnianhimo – vaan muotoilu.
Vuonna 1981 konsultti George T. Doran julkaisi Management Review -lehdessä lyhyen artikkelin, jolla oli iskevä otsikko "There's a S.M.A.R.T. Way to Write Management's Goals and Objectives". Siitä syntyi SMART-lyhenne, jota käytetään nykyään projektinjohtamisen koulutuksissa ympäri maailmaa – usein ilman, että kukaan tietää, mistä se on peräisin tai mitä kirjaimet alun perin tarkoittivat.
Mitä tutkimus sanoo?
Doranin perusajatus oli yksinkertainen: tavoitteesta on hyötyä vasta, kun se on niin konkreettinen, että se ohjaa toimintaa ja sen toteutumista voi seurata. Epämääräiset aikeet – "parannetaan", "nostetaan laatua" – eivät anna suuntaa eivätkä kerro, milloin ollaan valmiita. Alkuperäisessä artikkelissa SMART tarkoitti: Specific (täsmällinen: osoita rajattu parannuskohde), Measurable (mitattava: määritä edistymisen mittari), Assignable (vastuutettava: sano, kuka sen tekee), Realistic (realistinen: saavutettavissa käytettävissä olevilla resursseilla) ja Time-related (aikataulutettu: sano, milloin tuloksen pitää olla valmis).
Kaksi yksityiskohtaa unohtuu usein. Ensinnäkin: A tarkoitti alun perin sanaa assignable – tavoitteella on omistaja – ei "hyväksyttyä" tai "houkuttelevaa", kuten myöhemmät versiot väittävät. Tavoite ilman omistajaa on toive. Toiseksi Doran oli pragmaattinen: hän kirjoitti nimenomaan, ettei jokaisen tavoitteen tarvitse täyttää kaikkia viittä kriteeriä kaikissa tilanteissa. SMART on ajattelua terävöittävä tarkistuslista, ei byrokraattinen pakkopaita.
Doran ei esittänyt tilastollista tutkimusta – artikkeli perustuu hänen kokemukseensa yritysten suunnittelutyöstä. Idea on kuitenkin kestänyt, koska se tavoittaa saman, mihin myöhempi tavoitetutkimus on myös viitannut: selkeät ja konkreettiset tavoitteet ohjaavat käyttäytymistä paremmin kuin epämääräiset.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle projektipäällikkönä?
Testaa projektisi tavoitteet viidellä kysymyksellä: Mikä tarkalleen muuttuu? Mistä huomaamme sen? Kuka omistaa sen? Onko se realistinen nykyisellä budjetilla ja porukalla? Milloin sen pitää olla valmis? Tavoitetta, joka läpäisee kaikki viisi, kohti voi johtaa. Tavoitteen, joka kaatuu kolmeen niistä, tilaaja, tiimi ja ohjausryhmä tulkitsevat eri tavoin – ja se huomataan vasta, kun se tulee kalliiksi.
Käytä SMARTia myös arjen pienissä päätöksissä, älä vain projektin asettamisasiakirjassa. Kun sidosryhmän edustaja sanoo "tämän pitää parantua", sinun tehtäväsi on kääntää: "Mitä 'parempi' tarkoittaisi konkreettisesti, ja milloin sinun pitää nähdä se?" Tuo käännöstyö on projektipäällikön arvokkaimpia taitoja.
Ja muista assignable: kun muotoilette tavoitteita kokouksessa, älkää koskaan lopettako ennen kuin jokaisen tavoitteen vieressä on nimi. Se on hetkessä epämukavaa ja jälkikäteen korvaamatonta.
Näin harjoittelet tätä
Terävien tavoitteiden muotoilu kuulostaa paperilla helpolta, mutta on vaikeaa elävässä keskustelussa, kun tilaaja on kärsimätön tai tiimipalaveri rönsyilee. Siksi Project-simulator antaa sinun harjoitella juuri tällaisia keskusteluja tekoälyvastapuolten kanssa ja antaa sitten palautetta siitä, kuinka konkreettisia, mitattavia ja aikataulutettuja muotoilusi todella olivat – omien sanojesi pohjalta. Voit kokeilla ilmaiseksi viikon ajan osoitteessa project-simulator.com.
Project-simulatorissa harjoittelet keskusteluja tekoälyvastapuolen kanssa ja saat palautetta, joka perustuu tämänkaltaiseen tutkimukseen.
Kokeile ilmaiseksi 7 päivää