Palautteen vastaanottaminen on taito – Stone & Heen
Lähes kaikki palautekoulutus keskittyy palautteen antamiseen: miten muotoilet sanottavasi, valitset oikean hetken ja tasapainotat kritiikin ja kiitoksen. Mutta jokaisessa palautekeskustelussa on kaksi roolia – ja vastaanottaja ratkaisee, opitaanko mitään. Täydellisesti muotoiltu huomio, joka kimpoaa sulkeutuneesta vastaanottajasta, menee hukkaan.
Douglas Stone ja Sheila Heen, jotka molemmat työskentelevät Harvard Law Schoolin neuvotteluprojektissa, käänsivät näkökulman vuonna 2014 kirjassaan Thanks for the Feedback. Heidän teesinsä: palautteen hyvä vastaanottaminen on oma taitonsa, jota voi ymmärtää ja harjoitella.
Mitä tutkimus sanoo?
Stone ja Heen kuvaavat kolme reaktiotyyppiä – triggeriä – joiden vuoksi torjumme palautteen ennen kuin olemme edes punninneet sitä. Totuustriggeri: "tuo ei pidä paikkaansa" – kuulemme yhden virheen ja tuomitsemme koko viestin. Suhdetriggeri: "ei sinulta" – reagoimme siihen, kuka asian sanoo, emme siihen, mitä sanotaan, ehkä siksi että sanoja itse ontuu samalla alueella. Identiteettitriggeri: palaute uhkaa kuvaa siitä, keitä olemme – "minä, joka olen aina ollut se järjestelmällinen" – ja koko järjestelmä menee puolustusasentoon.
Reaktiot ovat normaaleja, eivät heikkouden merkkejä. Pointti on siinä, että kun tunnistat oman triggerisi, voit erottaa reaktion sisällöstä: voin olla ärtynyt viestintuojalle ja silti tutkia, onko viestissä jotain käyttökelpoista.
Kirjoittajat erottavat myös kolme palautelajia, jotka usein sekoittuvat keskenään: arvostus (näen mitä teet), valmennus (näin voit kehittyä) ja arviointi (näin pärjäät suhteessa vaatimuksiin). Moni palautekeskustelu kariutuu siihen, että osapuolet hakevat eri lajia – työntekijä kaipasi arvostusta, esihenkilö antoi arvioinnin, ja molemmat lähtevät turhautuneina ymmärtämättä miksi.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle projektipäällikkönä?
Kun saat kritiikkiä – ohjausryhmältä, tilaajalta tai tiimiltä – pane merkille, mikä triggeri laukeaa ensin. Jo sen hiljainen nimeäminen ("siinä tuli identiteettitriggeri") luo riittävästi etäisyyttä, jotta voit kysyä lisää puolustautumisen sijaan: "Voitko antaa esimerkin tilanteesta, jossa näin kävi?" Esimerkit tekevät epämääräisestä kritiikistä käyttökelpoista, ja kysymys itsessään osoittaa, että otat sen vakavasti.
Etsi totuuden siemen ennen kuin karsit mitään pois. Epäreilukin tai kömpelösti annettu palaute sisältää usein jotain totta. Harjoittele etsimään ensin se pätevä kymmenen prosenttia ja päättämään vasta sitten, mitä teet lopulla. Se on vastakohta sille, että etsit ensin kritiikin virheen ja pääset siten eroon koko asiasta.
Ja kun itse annat palautetta: sano, mistä lajista on kyse. "Tämä ei ole arviointi – haluan antaa sinulle valmentavan idean seuraavaa sprinttiä varten" laskee vastaanottajan puolustusta dramaattisesti, koska epävarmuus siitä, mikä on pelissä, on iso osa uhkaa.
Näin harjoittelet tätä
Palautteen vastaanottamista voi harjoitella vain, kun joku todella antaa sitä. Project-simulatorissa on skenaarioita, joissa AI-vastapuoli kritisoi sinua – välillä oikeudenmukaisesti, välillä kömpelösti – jotta voit harjoitella triggeriesi hallintaa ilman, että todellinen ihmissuhde on vaakalaudalla. Jälkeenpäin näet omin sanoin, miten vastasit. Kokeile ilmaiseksi viikon ajan osoitteessa project-simulator.com.
Project-simulatorissa harjoittelet keskusteluja tekoälyvastapuolen kanssa ja saat palautetta, joka perustuu tämänkaltaiseen tutkimukseen.
Kokeile ilmaiseksi 7 päivää